スマホ受入システムとは？仕入・受入業務をその場で完結する仕組み

受入業務とは何か、なぜ手間がかかるのか

受入業務とは、仕入先や協力会社から納品された部品・材料・外注品を、現場で受け取って数量や品番を確認し、社内のシステムに「入ってきた」と記録する一連の作業を指します。製造業の現場では毎日のように発生する基本業務ですが、実際には多くの時間と手間がかかっています。

その理由は、受入が「現場」と「事務所」の2か所にまたがる作業だからです。現場では現物を見ながら数量を数え、納品書と照合します。一方、システムへの入力は事務所のパソコンで行うため、現場で確認した内容を紙やメモに書き写し、それを事務所へ持ち帰って改めて入力する、という二重の作業が発生します。

スマホ受入システムが解決する仕組み

スマホ受入システムとは、スマートフォンのカメラを使って納品物のバーコードを読み取り、その場で受入入力を完了させる仕組みです。専用のハンディ端末を購入する必要はなく、現場担当者が持っているスマートフォンがあれば導入できます。

現品票を貼って納品してもらうだけ

仕入先には、あらかじめ発注情報をもとに作成したバーコード付きの現品票を渡しておきます。仕入先は納品物にその現品票を貼り付けて納品するだけです。受け取った側は、スマートフォンのカメラでバーコードをスキャンすれば、何が・いくつ・どの注文に対して納品されたのかが画面に表示されます。

入力したデータはリアルタイムで共有される

スマートフォンで読み取ったデータは、その場でデータベースに書き込まれます。事務所のパソコンからも、組立担当者からも、同じ情報をリアルタイムで確認できるため、「現物は届いているのにシステムに反映されていない」という時間差がなくなります。

従来の受入方法と何が違うのか

分納にも対応できる柔軟さ

製造業の現場では、1回の注文に対して納品が複数回に分かれる「分納」が珍しくありません。発注した100個のうち、今日は60個、残り40個は来週、というケースです。紙の伝票では、何回に分けて何個納品されたのかを担当者が頭の中で管理する必要があり、ミスの温床になっていました。

スマホ受入システムでは、注文ごとに「発注数・受入済み数・残数」をシステムが自動で管理します。スキャンするたびに残数が更新されるため、納品の進み具合がひと目でわかり、納期遅れの兆候も早期に把握できます。

スマホ受入システムが現場にもたらす変化

スマホ受入システムを導入すると、現場の働き方そのものが変わります。これまで受入担当者は「現物を確認する人」と「システムに入力する人」のどちらの役割も担い、その間を行き来していました。スキャンによって確認と入力が一体化すると、担当者は現物の前に立ったまま受入を完了できるようになります。

事務所側にも変化があります。これまで現場から回ってきた伝票を見ながら入力していた事務担当者は、その作業から解放されます。空いた時間を、納期の調整や仕入先とのやり取りといった、より付加価値の高い業務に振り向けられるようになります。

組立・購買の担当者も恩恵を受ける

受入データがリアルタイムで共有されることで、組立担当者は「必要な部品がいつ揃うか」を自分の画面で確認できます。購買担当者も、発注した品がきちんと納品されているかを追いやすくなります。受入の見える化は、受入担当者だけでなくその先の工程に関わる人すべてにとっての改善になります。

導入のハードルは思ったより低い

「新しいシステムの導入」と聞くと、大がかりな準備や高額な投資をイメージするかもしれません。しかしスマホ受入システムは、現場担当者が持っているスマートフォンを使うため、専用機器を一斉に購入する必要がありません。

導入の中心的な準備は、発注情報をもとにバーコード付きの現品票を用意し、仕入先に渡す運用を整えることです。仕入先にとっても納品物に票を貼るだけの簡単な作業のため、協力を得やすいのが特徴です。まずは一部の仕入先や品目から始め、効果を確認しながら範囲を広げていく進め方もできます。

まとめ｜受入をその場で終わらせる発想へ

スマホ受入システムは、これまで「現場で確認し、事務所で入力する」と分かれていた受入業務を、現場のスキャン1回で完結させる仕組みです。転記作業がなくなり、入力ミスが減り、現場と事務所がリアルタイムでつながります。受入業務に課題を感じている現場ほど、効果を実感しやすい仕組みといえます。資料請求・デモのご依頼を随時受け付けております。

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