受入システム導入で変わる5つの数字｜転記ミス・処理時間

受入業務の改善は「数字」で語れる

受入システムの導入を検討する際、「楽になりそう」という感覚だけでは社内の合意は得にくいものです。導入の判断には、どの数字が、どのくらい変わるのかという具体的な見通しが欠かせません。

ここでは、スマホ受入システムを導入することで変化が期待できる5つの数字を取り上げ、それぞれがなぜ改善するのかを説明します。なお、改善幅は現場の規模や運用状況によって異なるため、自社の状況に置き換えて考えることが大切です。

導入で変わる5つの数字

数字1：1件あたりの受入処理時間

従来の受入では、納品書の確認・メモ・事務所への移動・注文検索・入力という複数の工程が積み重なっています。スマホ受入ではスキャン1回で注文が特定され、その場で登録が完了するため、1件あたりの処理にかかる時間が大きく短縮されます。件数が多い現場ほど、削減できる総時間は大きくなります。

数字2：転記ミス・入力ミスの件数

手入力で発生していた品番の取り違えや数量の打ち間違いは、バーコードによる自動取得でほぼ発生しなくなります。ミスの修正や原因調査に費やしていた時間も同時に減少します。

数字3：システム反映までの時間差

納品からシステム入力までの時間差は、従来は数時間〜翌日に及ぶこともありました。スマホ受入では納品とほぼ同時にデータが反映されるため、「現物はあるのにシステムにない」時間がほぼゼロになります。在庫情報が常に最新に保たれます。

数字4：納品状況の問い合わせ対応件数

「あの部品は届いたか」という問い合わせは、情報共有ができていれば本来不要なものです。受入データがリアルタイムで共有されれば、関係者が自分でシステムを確認できるようになり、口頭での問い合わせと対応の回数が減少します。

数字5：受入業務を担える人数

紙・Excel運用では、やり方を熟知した担当者しか受入を回せませんでした。スキャンするだけのシンプルな操作になれば、新人や応援の担当者でも受入を行えるようになり、業務を担える人数が増えて属人化が解消します。

数字をどう試算すればよいか

導入効果を社内で説明するには、現状の数字を把握することから始めます。1日の受入件数、1件あたりのおおよその処理時間、月間のミス発生件数、問い合わせ対応の回数──これらを大まかにでも把握すれば、改善の見込みを試算できます。

数字に表れにくい効果も見落とさない

これまで挙げた5つの数字は比較的測りやすいものですが、受入システムの導入にはほかにも重要な効果があります。数字に表れにくいものの、現場にとって価値のある変化です。

担当者の精神的な負担が軽くなる

受入入力が翌日に持ち越されている状態は、担当者にとって「終わっていない仕事」を抱え続けるストレスになります。その場で受入が完了すれば、仕事を持ち越さずに一日を終えられるようになり、担当者の負担感は大きく変わります。

取引先からの信頼につながる

納品状況が正確に把握できていれば、仕入先からの「あの納品は届いているか」という問い合わせにも即答できます。納期遅れの兆候も早く察知でき、取引先とのやり取りが正確かつ迅速になることは、長期的な信頼関係につながります。

数字をどう試算すればよいか

導入効果を社内で説明するには、現状の数字を把握することから始めます。1日の受入件数、1件あたりのおおよその処理時間、月間のミス発生件数、問い合わせ対応の回数──これらを大まかにでも把握すれば、改善の見込みを試算できます。

厳密な計測でなくても構いません。たとえば「受入1件あたり平均5分」「1日40件」と仮置きすれば、1日の受入業務はおよそ200分という見当がつきます。スキャン化で1件あたり数分短縮できれば、1日あたり・1か月あたり・1年あたりの削減時間が順に見えてきます。まずは概算で全体像をつかむことが、検討を前に進める第一歩です。

まとめ｜効果は数字で確認してから導入を

スマホ受入システムの効果は、処理時間・ミス件数・反映の時間差・問い合わせ件数・担える人数という5つの数字に表れます。感覚ではなく数字で導入効果を確認することで、社内の合意も得やすくなります。具体的な試算については、資料請求・デモのご依頼を随時受け付けております。

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