Excelの大日程計画が限界を迎える3つの理由｜同時編集・シート分割・報告のバラつき
機械装置製造業や設備工事業では、受注した案件ごとに大日程計画を立てて進めるのが一般的です。多くの現場ではその計画をExcelで作っていますが、案件数が増え、関わる人が増えるにつれて必ず同じ壁に突き当たります。本コラムでは、Excelの大日程計画が限界を迎える3つの理由を整理し、どう解決すればよいのかを解説します。
案件ごとの大日程計画とは
機械装置製造業や設備工事業は、1件ごとに仕様も規模も納期も異なる受注生産です。そのため、量産工場のように「品目ごとの生産計画」を立てるのではなく、案件（製番）単位で着手から納入までの大きな流れを引く大日程計画が計画の中心になります。
大日程計画では、設計・部材手配・製作・ユニット組立・総組立・調整・出荷・据付といった工程を並べ、それぞれに期間と担当者を割り当てます。案件が数十件同時に走ることも珍しくなく、この計画が崩れると全体の納期に直結します。
限界① 同時に一人しか編集できない
Excelで作った大日程計画の最大の問題が、同時に書き込めるのが一人だけという点です。ファイルサーバーに置いたブックを誰かが開いていると、後から開いた人は読み取り専用になります。
- 計画担当が開いている間、他の人は更新できず順番待ちになる
- 「閉じてください」と声をかけ合う手間が毎日発生する
- 読み取り専用で開いて手元にコピーを保存し、どれが最新版か分からなくなる
- 結局、更新できるのは計画担当ひとりに集中し、その人がボトルネックになる
案件が増えるほど更新頻度は上がるのに、更新できる人は増やせない。これがExcel運用で最初に表面化する限界です。
限界② 案件別・工程別・担当者別でシートを分ける必要がある
大日程計画は、見たい人によって必要な切り口が違います。ところがExcelは1つの表を1つの並び順でしか表現できないため、視点ごとにシートを作り分けることになります。
| 見る人 | 知りたいこと | Excelでの対応 |
|---|---|---|
| 営業・管理者 | 案件ごとの進捗と納期 | 案件別シート |
| 製造・工程管理 | 工程ごとの負荷（山積み） | 工程別シート |
| 現場リーダー | 誰が何をいつやるか | 担当者別シート |
問題は、元は同じ1つの計画なのに、3か所を手で直さなければならないことです。1か所直し忘れれば、見ている人によって違う計画が正になります。案件が20件・30件と増えると、この転記作業だけで半日仕事になってしまいます。
限界③ 日報はExcel、完了報告は口頭で情報が分断する
計画だけでなく、実績側にも分断が起きます。よくあるのが次のような運用です。
- 作業者は1日の終わりに作業日報をExcelで入力する
- 工程が終わったことは口頭やメモで計画担当に伝える
- 計画担当がその報告を聞いて、大日程計画のExcelに完了を書き込む
この流れには3つの無駄があります。作業者は同じことを2回報告しており、計画担当は伝えられるまで実態を知ることができず、さらに転記のたびに漏れと遅れが生まれます。「報告したはずなのに計画上はまだ進行中」という食い違いは、この構造から生まれます。
まとめ｜計画・実績・共有を1つの場所に集める
3つの限界は、いずれも「Excelの使い方が悪い」のではなく、1つのファイルを複数人で共有しながら更新するという使い方そのものに無理があることから生じています。解決の方向はシンプルです。
- 複数人が同時に編集できる仕組みにする
- 1つの計画を、案件別・工程別・担当者別に切り替えて見られるようにする
- 作業者が現場から直接、実績と完了を入力できるようにする
サクスマは、この3点をスマホ・タブレット・PCのブラウザから扱えるようにした工程管理システムです。まずは1案件・1部門からでも、Excelの二重管理をやめるところから始められます。
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