実績収集 / 現場運用
現場から直接、作業実績と完了報告を同時に｜計画担当を介さない工程管理
「作業は終わったのに、計画上はまだ進行中」。この食い違いは、実績が計画担当を経由してから計画に反映される運用から生まれます。本コラムでは、作業者が現場から直接入力する運用への切り替え方と、作業日報と完了報告を一度で済ませる考え方を解説します。
実績が計画担当を経由する運用の問題
多くの現場では、作業実績はこのように伝わっています。
- 作業者が工程の完了を口頭やメモで計画担当に伝える
- 計画担当がそれを聞いて、大日程計画に完了を書き込む
- 作業者は別途、作業日報をExcelで入力する
この流れには構造的な問題が3つあります。
| 問題 | 起きること |
|---|---|
| 伝達待ちが発生する | 計画担当が席にいないと反映が翌日以降になる |
| 二重報告になる | 作業者は口頭と日報で同じことを2回報告している |
| 転記漏れが起きる | 聞いたのに書き忘れる／別案件に書いてしまう |
計画担当が忙しいほど反映が遅れます。一番忙しい時期に、一番情報が古くなるのがこの運用の弱点です。
遠隔地・出張先から計画が見られない問題
設備工事業のように現地据付や試運転が発生する業種では、担当者が社外にいる時間が長くなります。ところがExcelの大日程計画は社内のファイルサーバーにあるため、外からは開けません。
- 出張先から進捗を確認できず、電話で聞くしかない
- 据付現場で完了しても、会社に戻るまで報告できない
- 客先で次の納期を聞かれても、その場で答えられない
ブラウザで開ける仕組みにしておけば、スマホ1台あれば現地からそのまま確認・入力ができます。
作業日報と完了報告を1回にまとめる
作業日報と完了報告は、本来同じ出来事を記録したものです。にもかかわらず、日報はExcel、完了報告は口頭と別々の経路になっているため、二重入力と食い違いが生まれます。
サクスマでは、作業者が工程に対して開始・完了をタップし、作業時間とコメントを入力するだけで、そのまま実績として計画に反映されます。
- 作業者は1回入力するだけで日報と完了報告が済む
- 計画担当は転記作業がゼロになる
- 入力した瞬間に、案件別・工程別・担当者別のすべての視点に反映される
スマホ・タブレットで現場から直接入力する
現場入力を定着させるうえで大事なのは、作業者に負担をかけないことです。パソコンが苦手な方でも扱えるよう、入力は必要最小限にしておく必要があります。
- 自分に割り当てられた作業だけが表示される
- 開始・完了はタップで完結する
- 手が汚れている現場ではタブレットを共用端末として1台置く運用でもよい
- 据付・試運転などの社外作業は自分のスマホから報告する
全員が一斉にスマホ入力へ移行する必要はありません。まず1部門・1案件から始めて、紙やExcelと並行運用しながら慣らしていくのが確実です。
導入の進め方
現場入力への切り替えは、次の順番で進めるとつまずきにくくなります。
- ① 計画担当だけがサクスマで大日程計画を作る（実績は従来どおり）
- ② 管理者・営業が閲覧を始め、電話での問い合わせを減らす
- ③ 1部門の作業者から開始・完了の入力を始める
- ④ 定着したら日報のExcelを廃止し、全部門へ広げる
最初から完璧を目指すより、「計画担当の転記をなくす」という1点に絞ったほうが効果が早く出ます。
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案件ごとの大日程計画を、3視点のガントチャートでスマホ・タブレットからも確認できます。
現場の運用に合うかどうか、状況をお聞きしながらご案内します。
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